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就活メールの7つのルール!

就活メールの7つのルール!
 携帯メールを日常的に使う学生の皆さんにとって、企業へ出す就活メールのルールはあまり意識がないのかもしれません。ぜひこの講座を通じて、就活メールのルールを習得し、就活で損しないようにしてください。
 ただし、既に知っている方にとっては、かなり最低限の基本的な内容ですので、確認程度に読んでください。 .「私の選考結果を教えてください」
 インターンシップや就活を通じて、企業にメールを出すことが今後増えていくと思います。恐らく皆さんは、携帯メールを日常的に使用しており、一部の方は、同じ「メール」だと認識していると思います。もし、そんな方がいたら、今すぐ考えを改めてください。はっきり言って、携帯メールとビジネスメールは全く別物です。残念ながら、携帯メールと同じように企業にメールを出す方が、毎年たくさんいます。
 「タイトルなし」「氏名なし」「用件のみ書く」・・・。
 携帯メールは、お互いが分かっているために、上記でも伝わりますが、企業は毎日、不特定多数のメールを受信します。まず、タイトルがなく、表示されるメールアドレスが知らないものであれば、ウイルスの可能性があるため、開封すらされません。タイトルがなく、メール本文が「私の選考結果を教えてください」。ただそれだけが書かれたメールを毎年何通も受信します。残念ながら、「あなたはどこの誰ですか?」と返信するしかありません。1回で済むやりとりが2回になり、時間も手間も無駄になります。この講座を通じて最低限必要なメールのルールをマスターして、就活での成功に役立ててください。
ルール1:タイトルを書く
 実は、無題で送られてくるメールは非常に多いのが事実です。前述のとおり、これでは開封すらされない可能性があります。長すぎるタイトルもどうかと思いますが、必ずタイトルを入れましょう。もちろん本文の内容を要約したものがベストです。
ルール2:書き出しには宛先を書く
本文の書き出しは、宛先からはじめます。

株式会社○○○○
人事部 新卒採用ご担当者様
   
のように書き始めると、受け取る側は安心します。企業のメールは、必ずしも1人だけで見ているとは限りません。複数の人でアドレスを共有しているアドレスもあります(採用専用アドレスなど)。特に初めて企業へ出す場合は、必ず宛先から書くことが必須です。
ルール3:まず名乗る(ID番号を入れる)
 「○○大学○○学部○年生の○○ ○○です(ID番号1234567)。」
 ビジネスメールの書き出しは、自分を名乗ることから始まります。後で説明する「署名」をつける場合でも、まず名乗るのが原則です。また、既にエントリー済で、その企業のID番号を保有している場合は、ID番号を入れることをお勧めします。なぜなら、企業はその番号で、すべての情報を管理しており、容易に情報が引き出せます。企業側として対応が早くなります。ID番号を載せているメールを見ると、「おっ、この学生なかなか分かってるなあ」と思うことが実際あります。
 
ルール4:改行の意識
 携帯メールの癖で、改行されず、延々と文章が続いているメールを散見します。1行あたり30~35文字(全角)位で改行するようにすると読みやすくなります。「PCメール=改行する」、常識です。
ルール5:用件は複数書かない!
 たまに、一つのメールの中に、いくつもの用件を書く人がいます。しかし、文章が長くなると最後まで読みません。重要な部分のみを飛ばし読みするので、いくつも用件を入れると見過ごされてしまう可能性があります。従って、用件が2個あれば、メールを2通に分けましょう。もちろんそれぞれに適切なタイトルをつけて下さい。
 ただし、用件が5個あるので5通も送るのはどうかと思います。一度に送るのは、せいぜい2~3通までにするのが良いと思います。
ルール6:差出人は正確に
 受信メールの画面で、そのメールが誰から来たかが表示されます。メールソフト設定の『From(差出人)』を設定しないとメールアドレスのみが表示され、誰から来たか分かりませんので、「青空 太郎」など、フルネームで名前を設定しましょう。たまに、コンピューターにすでに設定されている名前、ニックネーム、家族(?)の名前、会社の名前等がメールに表示されている方もいますが、気をつけましょう。結構、恥ずかしい名前になっていることがあります。

ルール7:署名は必ず入れましょう
署名は、その人がメールを書いていることを表す意味で重要です。企業でのメールのやり取りでは、100%署名を入れます。ぜひ自分の署名を早めに作っておきましょう。

<署名の例>
△大学△学部△学科
○○ ○○(ふりがなも書く)
〒123-4567
○○県○○市○○○○○○1-23-45
自宅TEL:03-1234-5678
携帯TEL:090-1234-5678
e-mail:xxxxxxxxxxxxxx@abcdef.ne.jp


良い例
↓のようなメールが最低限のルールを満たした内容です。
もちろん適宜自分でアレンジして自分らしさを出してもらっても構いませんが、ご参考まで。

株式会社○○○○
人事部 新卒採用ご担当者様

はじめまして。
○○大学○○学部○年生の○○ ○○と申します(ID番号1234567)。

「用件」

○○大学○○学部○○学科3年
○○ ○○(ふりがなも書く)
〒123-4567
○○県○○市○○○○○○1-23-45
自宅TEL:03-1234-5678
携帯TEL:090-1234-5678
e-mail:xxxxxxxxxxxxxx@abcdef.ne.jp
最後に
 なぜメールにルールがあるのか?面倒だと思われた方もいると思います。ルールが存在する理由は簡単です。それを守れば相手に正確に伝わるからです。正確に伝われば、返事も早くなります。ビジネスのルールの大半はこのような理由からできているものがほとんどです。皆さんもルールをマスターして就活を成功させてください。
 ちなみに、ここでは、PCによるビジネスメールについて書いていますが、マイページからの問い合わせフォームでも、基本的に同様のことが言えます。是非活用してください。 一覧に戻る
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